Accesso tramite ricerca testuale
Il Sistema Guida generale mette a disposizione dell'utenza numerose funzionalità di accesso alle informazioni, attraverso le quali risultano possibili percorsi di navigazione e interrogazione dei dati che spaziano dal semplice percorrere l'albero gerarchico che rappresenta il patrimonio documentario reperibile negli Istituti di conservazione, alle più diffuse modalità di ricerca tramite inserimento di termini, full text o rispetto a specifici campi informativi, fino ad innovative forme di interazione grafica coi dati, basati su coordinate geografiche e storico-istituzionali.
La ricerca testuale è impostata per agire simultaneamente sulle tre banche dati XML che concorrono a formare il sistema (patrimonio documentario, soggetti produttori e istituti conservatori); i risultati ottenuti vengono tuttavia presentati ripartiti nelle tre sezioni di pertinenza.
Ricerca per termini (ricerca semplice e ricerca avanzata)
La modalità di accesso alle informazioni tramite query determinata dall'inserimento di termini di ricerca può essere impostata sia per agire full text (ricerca semplice), allorché si decida di ricercare uno o più termini all'interno di qualunque campo del database, sia circoscrivendola, tramite la ricerca avanzata, a specifici campi che risultano per lo più avere valenza trasversale ai tre diversi bacini infomativi (denominazione, data e luogo), mentre la ricerca sul campo tipologia soggetto produttore limita automaticamente la propria azione al database dei soggetti produttori. Nella ricerca avanzata la query può essere arricchita componendo una frase formata da più termini di ricerca (ulteriori input box possono essere aggiunte o eliminate tramite i pulsanti
) messi in relazione dagli opportuni operatori logici (AND, OR).Si può anche scegliere di circoscrivere i risultati della ricerca limitandoli a specifici livelli di descrizione archivistica (fondo o serie), o a specifiche unità informative (contesti storico istituzionali, profili istituzionali o soggetti produttori).
Per entrambe le modalità di ricerca testuale, è inoltre possibile impostare specifiche opzioni che consentono di ignorare la desinenza dei termini di ricerca introdotti o di ampliarne le potenzialità estendendo la ricerca a parole simili.