1. Il sistema Guida generale presenta ciascun fondo con la denominazione, ove possibile del Soggetto produttore, fornendo le date estreme della documentazione, la consistenza e l'indicazione degli strumenti di ricerca. Quando è necessario, o lo stato di ordinamento lo consente, sono indicate nell'ambito del fondo le serie, a volte anche le sottoserie, anch'esse con date e consistenze relative.
I fondi conservati in ciascun Istituto sono presentati secondo criteri logico-istituzionali e descritti nel rispetto di una coerente struttura gerarchica (fondo, serie, sottoserie/ fondo complesso, fondo, serie, sottoserie). Di massima la descrizione di ogni fondo è corredata da:
- nota archivistica con notizie sul contenuto e sul processo di tradizione della documentazione, su rilevanti lacune, su eventuali collegamenti ad altri fondi
- nota o profilo istituzionale del Soggetto produttore del fondo
- nota bibliografica
2. Il sistema Guida generale, oltre al profilo istituzionale analitico, relativo ai Soggetti produttori cui risultano intestati i singoli fondi, include dei Repertori per i Soggetti produttori retti da una normativa comune, ai quali pertanto si collegano tutti i fondi dello stesso tipo conservati nei diversi Archivi di Stato (di massima uffici periferici dello Stato, ma anche alcune tipologie di enti pubblici e alcune tipologie di documenti, quali ad esempio lo Stato civile); sono attualmente inseriti i Repertori di Soggetti produttori a normativa comune, partendo dagli Stati del Periodo napoleonico. Sia i Profili istituzionali analitici che i Repertori sono inquadrati in un contesto istituzionale - archivistico - cui si accede da una interfaccia grafica collegata a un puntuale contesto istituzionale - storico - che consente di presentare organicamente gli organi centrali e quelli locali o periferici degli Stati italiani nel corso dei secoli
Contesto storico-istituzionale
Individuazione degli Stati della penisola, evidenziati in momenti storicamente significativi e rappresentati anche graficamente dalle corrispondenti carte storico-geografiche, dando conto della progressiva estensione degli Stati territoriali e delle case regnanti e famiglie preposte al governo degli Stati, riportate in maisucolo (Es. 1454, Pace di Lodi: Ducato di Savoia/Ducato di Milano, SFORZA/, ecc.; 1748, Pace di Aquisgrana: Regno di Sardegna, Savoia/Stato di Milano, ASBURGO D'AUSTRIA/, ecc.)
Contesto archivistico-istituzionale
Entità statale identificata accorpando in un'unica intestazione le varie denominazioni assunte, nell'ambito delle periodizzazioni fondamentali adottate nel sistema Guida generale, dallo Stato nel corso del tempo e indicazione delle dinastie che si sono susseguite (Antichi regimi: Conti di Savoia, poi Ducato di Savoia, poi Regno di Sardegna)
Negli Antichi regimi è frequente la permanenza di istituzioni che mantengono la stessa denominazione non solo quando siano modificate le funzioni, ma anche quando siano intervenute rilevanti modifiche nell'ordinamento politico-istituzionale; si rileva altresì la formazione di fondi archivistici in cui si sono determinati intrecci complessi di documenti prodotti da istituzioni che si sono susseguite nel tempo o hanno operato contemporaneamente, e di fondi per materia che risultano invece da ordinamenti ormai consolidati. L'affermarsi dello Stato di diritto comporta una più chiara definizione delle istituzioni e delle circoscrizioni territoriali e, in conseguenza, dei relativi archivi; ne consegue che, ove si proceda a ordinamenti corretti della documentazione, il Contesto storico-istituzionale tende a coincidere con il Contesto archivistico-istituzionale