Vengono di seguito riproposti alcuni passaggi tratti dal contributo di Paola Carucci: Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato italiani, pubblicato in «Archivi & Computer», XIV, 2/04
1. - La Guida a stampa.
La Guida generale degli Archivi di Stato italiani, ovvero la descrizione organica e sistematica di tutti i fondi conservati nella rete degli Archivi di Stato, è stata progettata da Claudio Pavone e Piero D'Angiolini. Lo studio per i criteri di descrizione delle singole voci è durato tre anni (1966-1969) durante i quali vi fu un ampio scambio di vedute con archivisti in sedi periferiche. In particolare si stabilì una fruttuosa collaborazione con Filippo Valenti, che con grande acume ha affrontato il tema dell'analisi strutturale dei fondi e del concetto di fondo. La circolare della Divisione studi e pubblicazioni con le istruzioni è partita nel 1969.
Non è questa la sede per ricostruire l'iter che ha portato alla realizzazione dell'opera, coinvolgendo almeno tre generazioni di archivisti. Basti qui ricordare alcuni punti essenziali per illustrare gli sviluppi successivi alla pubblicazione dei quattro volumi che, in circa 5.000 pagine, descrivono l'intero patrimonio documentario gestito direttamente dall'Amministrazione archivistica. Le voci (all'epoca 136) sono collocate in ordine alfabetico di provincia, precedute dall'Archivio centrale dello Stato; le Sezioni seguono l'Archivio di Stato da cui dipendono. Il volume I (ACS, A-E) è stato pubblicato nel 1981, il II (F-M) nel 1983, il III (N-R) nel 1986, il IV (S-Z) nel 1994.
Tra gli obiettivo della Guida, oltre a quello fondamentale di censire i fondi, vi era quello di rendere comparabili le informazioni. A tal fine si è rivelata essenziale l'individuazione delle magistrature effettivamente rappresentate nei fondi archivistici, qualunque fosse la loro configurazione di fatto. Non a tutti i collaboratori riusciva di immediata comprensione che andavano rilevate le magistrature titolari di archivi o comunque di nuclei di documentazione, cioè i Soggetti produttori, e non quelle che figuravano come uffici che hanno versato le carte. Si richiedeva inoltre di fornire ove possibile, attraverso conteggio diretto dei pezzi nei depositi o eventuali strumenti di ricerca attendibili, le date estreme e la consistenza della documentazione riconducibile a singole istituzioni correttamente e sicuramente individuate, sia a livello di fondo che a livello di serie e talora di sottoserie.
Anche se nell'Introduzione non si è entrati nel merito di una definizione teorica del concetto di fondo, la realizzazione dell'opera ha evidenziato lo specifico punto di vista in merito della Redazione centrale. Nella cornice di una partizione storica che distingue nettamente lo Stato italiano dagli Stati preunitari, a loro volta distinti in Antichi regimi, Periodo napoleonico e Restaurazione, si è individuato di massima come livello base di descrizione il "fondo" inteso come archivio di una istituzione che operava nell'ambito di ciascun periodo storico, prescindendo dalla condizione di fatto della documentazione: fondo conservato autonomamente o confluito, interamente o in parte, in un più vasto e variamente configurato complesso documentario o, infine, disarticolato in diversi versamenti. Nelle due ultime ipotesi si tratta di un fondo virtuale, ma saldamente ancorato all'individuazione effettiva delle unità archivistiche.
Ciò ha comportato l'esigenza di una tavola di raffronto tra gli strumenti di ricerca in sala di studio, spesso corrispondenti allo stato di fatto, e le descrizioni a livello istituzionale fornite dalla Guida. Quando risultava impossibile individuare le unità archivistiche riconducibili a un determinato ente, si è fatto ricorso a voci di rinvio puntuali o nelle parti dedicate alla descrizione storico-istituzionale e archivistica o nelle parti dedicate alla descrizione dei fondi.
Soprattutto per gli organi centrali degli Stati preunitari e dello Stato italiano si è posto il fatto che a un organo complesso dello Stato corrisponde di massima un archivio complesso, ovvero un insieme di fondi gerarchicamente strutturati. I diversi settori amministrativi di un organo complesso risultano organizzati gerarchicamente: ad essi afferiscono differenziati nuclei di sedimentazione delle carte o, nell'età contemporanea, diverse aree di protocollazione. Si è allora individuato come fondo, ai fini della descrizione, il livello corrispondente a un nucleo effettivo di sedimentazione delle carte o all'ufficio che dispone di un sistema di registrazione dei documenti. Nell'ambito degli Antichi regimi si trovano, inoltre, fondi strutturati in più livelli derivanti da un ordinamento per materia, ormai consolidato.
Ne è derivata, in questi casi, una struttura che prevede di massima due livelli superiori al fondo, super fondo e super-superfondo, che includono una rispettiva descrizione storico-istituzionale e archivistica ma non i dati quantitativi e cronologici che sono invece riferiti ai singoli fondi. Per i fondi è possibile una sottopartizione in due ulteriori livelli, serie e sottoserie. Di fatto si è ricorso anche al raggruppamento di serie, evidenziato con accorgimenti grafici. Alla struttura in livelli di descrizione corrisponde un rigoroso uso della grafica, intesa come specifico sistema di comunicazione. Per quanto riguarda gli organi centrali dello Stato italiano, recenti riordinamenti interni dei ministeri hanno introdotto una più complessa organizzazione degli uffici che rende necessario l'inserimento di un terzo livello al disopra del fondo.
In considerazione della complessità della storia dell'amministrazione, dei frequenti mutamenti di denominazione o di cessione e acquisizione di funzioni e competenze si è tenuto conto nell'evidenziare le istituzioni utilizzate per la denominazione dei fondi delle modifiche realmente significative, affidando alla nota storico-istituzionale l'illustrazione delle modifiche interne. In riferimento alle modifiche interne si è di massima individuato il fondo, nell'ambito di ogni periodizzazione, con l'ultima denominazione dell'istituzione che compare nelle carte.
E' evidente che la realizzazione dell'opera ha richiesto interventi di mediazione per salvaguardare la specificità delle fonti nell'ambito di un progetto di sistemazione organica di una massa sterminata di documentazione, in molti casi non riordinata o non riordinata adeguatamente. Spesso si sono rese necessarie quattro o cinque stesure prima di arrivare a un testo definitivo.
2. - Il primo progetto di automazione (SGML)
Il primo progetto di
automazione, avviato nel 1998 e realizzato nel corso di circa due anni, è
partito dal recupero del testo dei in 4 volumi a stampa. La strutturazione
dei fondi in più livelli secondo parametri coerenti, la normalizzazione delle
denominazioni degli enti ottenuta anche attraverso l'elaborazione di repertori
delle magistrature uniformi e l'uso rigoroso della grafica hanno consentito di
affrontare come una naturale evoluzione logica l'applicazione dell'informatica,
che tuttavia ha richiesto una attenta analisi e una ricerca specifica.
Le pagine della Guida sono state acquisite via scanner e successivamente "trascritte" attraverso un software di OCR (Optical Character Recognition) in grado di produrre in automatico una trascrizione del testo a stampa codificato MTF (versione semplificata dello standard RTF) contenente oltre al semplice testo anche tutte le informazioni "tipografiche" della Guida; da questo primo passaggio fondamentale si è giunti poi alla produzione del testo in formato SGML, ottenuto attraverso un parser (un software di analisi sintattica) appositamente progettato, capace di analizzare il file MTF associandolo alla lettura del modello dati espresso da una DTD (Document Type Definition) e ad un foglio di stile CSS (Cascading Style Sheets ). Partendo dalla codifica SGML sono stati prodotti file in un formato proprietario, successivamente importati nel database Highway.
Il passaggio successivamente affrontato è stata la produzione di un'interfaccia Internet per la consultazione del database. Il prodotto finale, consultabile attraverso il link predisposto nel portale della Direzione generale degli archivi (http://www.archivi.beniculturali.it) e nel sito del Centro Maas del Consorzio Roma Ricerche che ha realizzato il progetto di informatizzazione (http://www.maas.ccr.it/cgi-win/h3.exe/aguida/findex), consente una consultazione on-line del database attraverso varie modalità di interrogazione dei dati, ed una fruizione della riproduzione in formato PDF delle pagine a stampa.
3. - Il Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani (XML-EAD)
Gli sviluppi nei metodi di codifica strutturale dei testi, in particolare il nuovo sistema di marcatura XML (standard non proprietario nato come emanazione diretta di SGML) che apre ulteriori possibilità per il trattamento delle informazioni gerarchicamente organizzate, hanno indotto il Servizio studi e pubblicazioni della Direzione generale degli archivi a ripensare con il Centro MAAS il progetto Guida generale, anche in vista degli aggiornamenti e dell'utilizzazione dei Repertori, trasformandolo in un sistema permanente di gestione e aggiornamento della descrizione del patrimonio archivistico nazionale.
La conversione in formato XML dal formato SGML è stata ottenuta partendo dai dati del database Guida generale, esportato in formato XML, secondo una DTD direttamente derivata dalla struttura logica del DB.
Disporre dell'intera Guida generale in formato XML, consente, oltre ad una visualizzazione diretta dei file di testo marcati XML per mezzo di un comune browser, la gestione diretta di tali file da parte di un motore di ricerca a oggetti XML nativi. E' possibile ottenere visualizzazioni personalizzate e vari formati di file - HTML, PDF, ecc. - attraverso l'uso di fogli di stile. E' possibile, infine, convertire in formato XML aggiornamenti e modifiche effettuate sul sistema locale dei singoli istituti.
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Obiettivo finale è la realizzazione di un Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani, costituita da una banca dati di files in formato XML direttamente consultabili on-line attraverso il motore di ricerca XML nativo eXtraWay.
La nuova versione della Guida è stata ricondotta al modello dati EAD (Encoded Archival Description), standard archivistico internazionale, espresso in linguaggio XML. [...]
E' stata evidenziata la conformità di EAD alle norme ISAD, standard più generale di riferimento, rispetto al quale risulta essere una specifica attuazione secondo il formalismo XML. L'esperienza di traduzione di un testo strutturato in formato XML e di riconduzione allo standard EAD, ormai acquisita nel settore delle guide si va ora estendendo anche al recupero di inventari, tanto cartacei quanto elettronici, nella prospettiva di arrivare a gestire i dati in una soluzione potenzialmente svincolabile da specifici software.
4. - Gli aggiornamenti
L'aggiornamento delle singole voci della Guida comporta diverse possibilità:
- inserimento di nuovi fondi
- integrazioni per fondi già descritti, in forma di semplici modifiche di dati inerenti le date, la consistenza, gli strumenti di ricerca o con una riconfigurazione della struttura interna del fondo quando si tratti di integrazioni consistenti e significative
- modifiche derivanti da riordinamenti, con riconfigurazione della struttura interna, scomparsa del fondo perché inglobato in altro, disarticolazione in più fondi che vanno a costituire nuove entità o vanno aggregati ad altri fondi già descritti
- correzione di errori.
Ciò comporta un lavoro complesso sia a livello locale che di Redazione centrale, una metodologia condivisa, soluzioni mediate attraverso il confronto degli autori delle singole voci con la Redazione centrale che valuta le singole questioni nell'ambito del progetto generale e convalida le soluzioni compatibili. Come per la elaborazione dei repertori, la Redazione centrale può avvalersi della collaborazione di archivisti che operano in Istituti periferici.
Quando si sia raggiunto un risultato soddisfacente sotto il profilo dei contenuti storico-istituzionali e archivistici si può procedere all'inserimento degli aggiornamenti nel Sistema Guida generale. Ne consegue che se ora si rende necessario un aggiornamento dalla data di pubblicazione della singola voce alla situazione attuale i futuri aggiornamenti relativi ai nuovi versamenti o alle modifiche determinate da riordinamenti e nuove inventariazioni, potranno essere programmati a cadenze biennali o triennali, considerando cioè un congruo tempo per lo studio specifico delle situazioni.
E' possibile importare nel Sistema Guida generale, mediante conversione in formato XML, aggiornamenti e modifiche effettuati sul sistema locale dei singoli istituti.
5. - I repertori delle magistrature uniformi
Per la realizzazione della Guida a stampa, la Redazione centrale aveva chiesto agli istituti in città sedi di ex-capitali la descrizione storico-istituzionale degli organi centrali dei diversi Stati preunitari, incluse nei volumi editi. Per gli uffici periferici, a partire dalla seconda metà del sec. XVIII - quando si delinea una organizzazione burocratica tendenzialmente omogenea e una delimitazione di più precise circoscrizioni territoriali - sono stati commissionati ad alcuni archivisti di vari Archivi di Stato dei repertori per le magistrature uniformi relativi allo Stato italiano, agli Stati della Restaurazione e del Periodo napoleonico e, in alcuni casi, degli Antichi regimi.
I repertori, ancorché difformi nel dettaglio della descrizione e nello stile, ma comunque corretti per le informazioni ricavate dall'esame della normativa in vigore, hanno costituito uno strumento essenziale per l'individuazione delle istituzioni effettivamente rappresentate nei diversi complessi documentari e, sotto il profilo metodologico, hanno consentito ampie verifiche operate mediante ragionate richieste di analisi diretta delle carte da parte della Redazione centrale che aveva avuto l'opportunità di esaminare i testi delle singole voci e, in maniera comparata, tutte le parti relative ai diversi periodi storici delle voci relative alle città di ogni Stato considerato.
I repertori sono stati concepiti come parte integrante della Guida generale, in quanto le notizie storico-istituzionali delle magistrature repertorizzate sono state espunte dal testo delle singole voci pubblicate, per evitare inutili ripetizioni.
Rientrava nel progetto della Redazione centrale la pubblicazione di un quinto volume dedicato ai repertori e agli indici. La scarsità di personale e di mezzi faceva ritardare i tempi di revisione dei repertori e degli indici, in gran parte già compilati su schedine tradizionali.
Il contemporaneo avvio delle attività di informatizzazione della Guida, unitamente alle difficoltà sopra menzionate, hanno pertanto suggerito di abbandonare l'idea di una redazione tradizionale degli indici, i cui lemmi, comunque già normalizzati, erano facilmente ricavabili dall'interrogazione on-line, e di non pubblicare, quindi, il quinto volume, ma di produrre, nel rinnovato Sistema Guida generale degli archivi di Stato italiani, anche i repertori, direttamente in formato elettronico. Nella fase attuale di revisione, si stanno operando forme di descrizione distinta e strutturata dei profili istituzionali dei Soggetti produttori, già forniti analiticamente per ciascun fondo archivistico, e di quelli forniti dai repertori per i Soggetti produttori a normativa comune, sulla base del modello descrittivo dalla DTD XML EAC (Encoded Archival Context), un modello dati in formato XML ideato per la descrizione delle informazioni di contesto e ispirato alle norme standard ISAAR. Nella fase attuale del progetto di automazione si sta operando con il Centro MAAS, che ne ha studiato i criteri di realizzazione, il collegamento dei fondi descritti nelle varie voci della Guida XML con le notizie storico-istituzionali contenute nei repertori.
6. - L'aggiornamento della voce "Archivio centrale dello Stato"
L'aggiornamento della voce Archivio centrale dello Stato, è passato per varie fasi rese necessarie dai seguenti motivi: in Sala di studio era usata una guida che in parte teneva conto delle denominazioni e dell'ordine dei fondi della voce edita, che fornisce dati puntuali sui fondi nell'ambito di una rigorosa impostazione logico-istituzionale, in parte della guida di sala in uso fino ai primi anni Ottanta, che forniva dati puntuali per versamento nell'ambito di un più generico quadro di riferimento istituzionale; non esisteva la guida topografica e gran parte dei fondi era stata sottoposta a numerosi e incongrui spostamenti; nel corso di quasi venti anni l'Istituto ha acquisito un numero consistente di nuovi versamenti per molti dei quali non risultava traccia nella guida di sala.
Alla fine del 1997 è stato avviato un nuovo censimento dei fondi nei depositi, operazione preliminare essenziale per ricostituire il testo della voce edita con tutte le necessarie integrazioni e per programmare eventuali progetti di informatizzazione. Si è tenuto conto di alcune osservazioni emerse nel corso di dibattiti sulla Guida. In particolare si è riflettuto sul fatto che per alcuni archivisti risulta macchinosa la necessità di disporre di tavole di raffronto tra una descrizione talora virtuale dei fondi e la situazione in cui di fatto si trovano le carte. La questione era tanto più attuale in quanto risultava smarrito l'esemplare della guida di sala in cui, a suo tempo, erano stati registrati i collegamenti tra la Guida a stampa e i versamenti variamente denominati.
Ci si è proposti, dunque, di riorganizzare i fondi secondo l'impostazione del testo a stampa, che peraltro è risultata particolarmente funzionale anche per i nuovi inserimenti, cercando però di renderne le articolazioni interne il più possibile aderenti alla situazione in cui si trovano di fatto i vari nuclei documentari, frutto in certi casi di un corretto ordinamento, talora di ordinamenti parziali, talora corrispondenti a versamenti più o meno ordinati o in disordine su cui ancora non si è intervenuti.
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Parallelamente al censimento dei fondi nei depositi, si è proceduto a collegare il codice della guida di sala ai fondi descritti nella Guida a stampa. Tutti i nuovi versamenti e tutte le modifiche derivanti da riordinamenti e nuove inventariazioni sono stati verificati nei depositi, sugli strumenti di ricerca, sulla base della normativa per controllare le denominazioni e organizzarne l'inserimento nel contesto storico-istituzionale della Guida a stampa. Nell'ambito del quadro di riferimento dei livelli istituzionali che corrispondono ai livelli di strutturazione dei fondi, questi ultimi sono articolati al loro interno per serie e sottoserie o per versamenti. Il riferimento esplicito al numero dello strumento di ricerca rende immediatamente identificabili i nuclei documentari, anche quando un unico strumento di ricerca descriva più di un fondo o gruppi di serie. La collocazione dei fondi e delle serie nei depositi consente di ritrovare facilmente anche nuclei di documentazione la cui denominazione non coincida esattamente con quanto è scritto sui dorsi delle unità archivistiche. una consistente opera di rimbustamento con cartellinatura corrispondente alle denominazioni adottate nella nuova guida ha contribuito a rendere più comprensibili le situazioni, anche se ovviamente la quantità dei nuovi versamenti rende sempre impari rispetto alle necessità dell'Istituto ogni intervento di corretta manutenzione. E' stata data una nuova numerazione che parte da 1 ai fondi e alle serie, sia per salvaguardare tutto il lavoro pregresso dello schedario degli studiosi mantenendo la corrispondenza con il vecchio codice, sia per stabilire ai fini della ricerca collegamenti con inventari e banche dati relativi a singoli fondi o a singole serie, in vista della creazione di un razionale sistema di automazione, sia per facilitare la gestione delle richieste in sala di studio.
Il sistema informatico realizzato presso l'Archivio centrale dello Stato con tutti i nuovi dati della Guida è stato convertito in formato XML. Il file XML-versione aggiornata ha inglobato il file XML-versione originaria (Guida a stampa), che include tutte le notizie storico-istituzionali e archivistiche per i fondi censiti fino al 1981. Ciò consente di procedere alle integrazioni storiche e archivistiche per le parti aggiunte, partendo dal confronto immediato con i testi presenti. Parte delle notizie istituzionali sono già state raccolte, mentre mancano tutte le note archivistiche e i riferimenti bibliografici. Questa fase del lavoro è in corso.
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