Nello Stato pontificio i notai e gli archivi notarili dipendevano dalla prefettura degli archivi, dal 1822 dalla presidenza degli archivi e dal 1848 dalla direzione generale degli archivi notarili. I fondi notarili dell'AS Roma si distinguono in due grandi gruppi, uno formato dai liberi notai roganti nella città, costituente quindi il vero e proprio archivio notarile romano, l'altro formato dagli atti dei notai e cancellieri dei vari tribunali e magistrature pontificie. Per questi ultimi si rimanda alle voci relative, e precisamente: Notai, segretari e cancellieri della Camera apostolica ; Notai del tribunale delle strade ; Notai dei tribunale delle ripe ; Notai del tribunale criminale del governatore ; Notai della curia di governo ; Notai della curia di Borgo ; Notai della curia del cardinale vicario ; Notai del tribunale dell'auditor Camerae ; Notai dell'auditor Sanctissimi ; Notai del tribunale della rota ; Notai del tribunale della segnatura ; Notai del tribunale dell'agricoltura ; Notai della presidenza di Roma e Comarca . Si tenga presente però che anche i notai delle cancellerie dei tribunali romani rogavano liberamente per privati quindi i loro archivi, per il tipo di istrumenti conservati, sono non dissimili da quelli degli altri notai (tranne per materie specifiche, per esempio atti relativi a interessi della Camera, o a ripe, acque, strade, agricoltura, ecc.); ciò vale anche per i notai dei trenta uffici capitolini, vedi Notai capitolini . Le raccolte organiche di istrumenti notarili iniziano dalla metà del sec. XIV e complessivamente costituiscono una documentazione di oltre 42.000 volumi. Numerosi atti notarili si trovano anche in Raccolte e miscellanee, Pergamene e risalgono fino al sec. XI.
Oltre agli istrumenti notarili conservati nell'AS Roma dobbiamo qui ricordare gli oltre 9.500 volumi conservati nell'Archivio capitolino comprendenti atti notarili in originale e in copia, per lo più corredati da rubriche alfabetiche delle parti, raccolti nell'archivio Urbano, il grande archivio notarile istituito dal pontefice Urbano VIII con la bolla Pastoralis officii del 16 nov. 1625, nel quale dovevano essere depositate le copie degli atti che man mano venivano rogati dai notai  [L'archivio Urbano era posto sotto la sorveglianza prima di un cardinale protettore e poi del tesoriere generale della Camera e, dal 1847, della magistratura civica. La collezione delle copie, anche se non completa dall'origine, " è molto ricca giacche comprende quelle inviate all'archivio dai vari offici dei notari capitolini, dei notari e cancellieri delle curie soppresse, dei notari e cancellieri del tribunale civile, della curia camerale, del tribunale della segnatura, del tribunale della rota, della curia del governo, dei protonotari capitolini, dei tribunali delle strade, dell'agricoltura e del commercio, di curie diverse, e dei notari della pia casa di S. Spirito in Sassia, della fabbrica di S. Pietro e dei segretari di Roma e Comarca " (L. GUASCO, L'archivio storico del comune... cit., p. 74). Dai primi del 1985 l'archivio Urbano è stato ufficialmente versato all'AS Roma ma lasciato in deposito presso l'Archivio capitolino. ora, dunque, è un fondo dell'AS Roma, conservato in altra sede. La documentazione consta di circa 9.500 volumi, suddivisi in 69 sezioni, tra originali (1347-1814) e copie (1625-1871), e 282 rubriche (1625-1871), suddivise in cinque sezioni ]  L'archivio Urbano comprende anche molti rogiti originali pervenuti in epoche diverse, per vari e differenti motivi; trattasi di istrumenti di 665 notai, compresi tra il 1347 e il 1814 (di questi, 3 notai appartengono al sec. XIV, 23 al sec. XV)  [Elenco alfabetico dei notai con gli estremi cronologici di ciascuno in L. GUASCO, L'archivio storico capitolino, Roma 1946, pp. 51-58. I notai i cui atti sono conservati al Capitolino, nell'archivio Urbano, risultano anche dalla rubrica Nomi dei notari... Roma, citata]  Documentazione sull' archivio Urbano (1625-1822) e conti dell'archivio Urbano dal 1698 al 1815 sono in Miscellanea camerale per materia, Notariato .