Una delle quindici congregazioni istituite da Sisto V, la nona, pro Status ecclesiastici gravaminibus sublevandis, era incaricata di esaminare tutte le questioni sorte dalle imposizioni tributarie applicate dai funzionari camerali ed aveva lo scopo di proteggere i sudditi dalle ingiuste esazioni e dalle estorsioni; era composta da cinque cardinali.
Pochi anni dopo la sua istituzione fu creato un organismo destinato a sovrintendere all'amministrazione comunale in materia di imposte e in materia economica in genere, la congregazione del buon governo. Clemente VIII, appena eletto, aveva emanato vari provvedimenti specie di carattere finanziario relativi alle comunità dello Stato, tra i quali quello sulla soppressione di varie gabelle imposte da Sisto V e la loro sostituzione con una tassa annua, la cui ripartizione doveva essere fatta dalla congregazione sistina degli sgravi; il 15 agosto 1592 pubblicava la bolla Pro commissa, comunemente detta De bono regimine, che per due secoli e mezzo fu la carta fondamentale dell'amministrazione locale pontificia. Essa prescriveva da parte di ogni comunità la redazione annuale di una " tabella " delle spese, ovvero del bilancio preventivo che doveva essere riveduto dai governatori o presidi delle province, poi riveduto e approvato dal camerlengo e dal tesoriere generale della Camera apostolica. Presso la Camera doveva rimanere altresì una copia della tabella; con la Pro commissa si prescrivevano norme per l'impiego di eventuali avanzi di bilancio, per il rendiconto degli amministratori cessati, per confermare disposizioni di Sisto V che proibivano l'alienazione dei beni delle comunità ed altre norme particolari.
Il 30 ottobre 1592 Clemente VIII deputò tre cardinali per l'applicazione della Pro commissa: è questa la data di nascita della congregazione del buon governo, alla quale furono trasferite l'approvazione dei bilanci e tutte le operazioni affidate dalla Pro commissa al camerlengo e al tesoriere generale; la copia dei bilanci fu conservata non piò presso la Camera ma presso la computisteria della congregazione del buon governo, o computisteria generale delle comunità. Alla congregazione furono affidate tutte le questioni relative alle comunità dello Stato, con giurisdizione anche su cardinali, compagnie, congregazioni, monasteri, chiese, ospedali, luoghi pii; essa giudicava " summarie... sola facti veritate inspecta... et manu regia ". Paolo V nel 1605 nominò sei cardinali a far parte della congregazione, con facoltà di chiamare come consultori alcuni prelati e dottori in legge e di nominare un segretario  [Costituzione Cupientes del 4 giu. 1605]  Il numero dei componenti crebbe via via; nel 1609 vi figuravano quattordici cardinali e dieci prelati e altri consultori, fra i quali il tesoriere generale; nel 1840 i cardinali erano diciannove. Nella persona del segretario si concentrò la direzione degli uffici i quali andarono ampliandosi nel tempo. In alcuni periodi la trattazione degli affari era divisa territorialmente per " ponenze " fra i singoli prelati, " ponenti ".
Le competenze della magistratura furono precisate ed aumentate: nel 1605 le fu affidato il compito di esaminare tutte le cause, civili penali e miste, in cui fossero attrici o convenute le comunità; nel 1607 compito analogo per tutte le cause relative a proventi concernenti gli interessi delle comunità, escluse le pene dei malefici  [Norme del 1605 citate e Declaratio del 20 nov. 1607]  Alla congregazione del buon governo rimase unita la congregazione sistina degli sgravi. Per quasi tutto il Seicento, fino all'abolizione del nepotismo (1692), la carica di prefetto del buon governo e degli sgravi fu in comune con quella di prefetto della congregazione della sacra consulta essendo entrambe riunite nella persona del cardinal nepote, al quale era attribuita la qualifica di sovrintendente generale dello Stato ecclesiastico, cioè di primo ministro dello Stato temporale.
Del resto, la sacra consulta era l'altra importante congregazione che soprintendeva al governo delle comunità; la sua giurisdizione si riferiva alle questioni politico-amministrative, quella del buon governo alle materie economiche.
Competenze della sacra consulta passarono via via alla congregazione del buon governo, nella quale col tempo fu interamente assorbita la congregazione degli sgravi, rimanendo Solo nel titolo del prefetto la dizione " prefetto della sacra congregazione de' sgravi e buon governo " ancora dopo la restaurazione.
Alla vigilanza della congregazione erano soggette, oltre alle comunità territoriali, anche le varie università. Non ebbe invece giurisdizione su Avignone, sottoposta ad una Speciale congregazione. Le comunità potevano essere " camerali "o " immediatamente soggette " se dipendevano direttamente dalla Camera, cioè dallo Stato, oppure " baronali " o " mediamente soggette " se dipendevano da un barone, cioè da un feudatario. Di fatto per tutto il Seicento molti baroni negarono la competenza del buon governo e molte comunità baronali omisero di presentare i loro bilanci, contrariamente a quanto decretato da Paolo V con la costituzione 4 giu. 1605. Nel 1684 Innocenzo XI deputò una congregazione particolare su questa materia; un'altra ne deputò Clemente XI, che nel 1702 decretò essere i baroni soggetti agli oneri camerali, come gli altri sudditi. I baroni si appellarono alla segnatura di grazia, che respinse l'appello. Il papa deputò un'altra congregazione particolare, della quale fece parte il prefetto del buon governo, che ordinò le ispezioni alle comunità baronali ( serie IV ). Nel 1703 fu ordinata la compilazione dei catasti dei luoghi baronali ( serie VI ). La questione fu definitivamente risolta da Clemente XI il quale con chirografo 1° ott. 1704 dichiarò che le comunità baronali erano soggette al buon governo, come quelle camerali. Da questa data la serie delle " tabelle " comprende anche i bilanci delle comunità baronali ( serie XII , anche serie II ).
Per un cinquantennio, dal 1738  [Chirografo di Clemente XII del 9 maggio che stabilì la prima dogana sulle merci straniere a favore delle comunità]  al 1786, il Buon governo ebbe competenza anche su alcune gabelle che colpivano i panni forestieri e vi fu un sovrintendente generale dell'amministrazione delle dogane del buon governo ( serie XI ). Pio VI, con motuproprio 26 apr. 1786, nel riordinare il sistema doganale con lo stabilimento delle dogane ai confini dello Stato, ordinò la cessazione della competenza del Buon governo sulle dogane, le quali furono riunite alla dipendenza della Camera e amministrate dal tesoriere generale.
Nella giurisdizione del Buon governo rientravano anche i monti di pietà ( serie IV ). Dovevano inoltre essere approvate dalla congregazione, in quanto sostenute dalle comunità, le spese per la costruzione e il mantenimento degli ospedali; con ordine della segreteria di Stato 21 lu. 1819 il Buon governo fu investito dell'amministrazione economica degli ospedali e delle case di esposti nelle delegazioni ( serie I e serie XI ), mentre nelle legazioni l'amministrazione degli ospedali fu affidata ai cardinali legati, i quali esercitavano nelle loro province anche le attribuzioni del buon governo.
Censimenti della popolazione e catasti dei beni erano i due cardini sui quali si imperniava l'attività fiscale dello Stato e furono entrambi affidati al Buon governo. I primi censimenti generali risalgono al 1656; fecero seguito quelli del 1701, 1708, 1736, 1769, 1782 e 1802; nel sec. XIX abbiamo ancora i riparti territoriali del 1816, 1827, 1833 (i due ultimi censimenti del 1844 e del 1853 non furono affidati al Buon governo). La documentazione degli stati delle anime, curati dai parroci, si trova per lo più nella serie I (vedi anche serie XI ).
La formazione di catasti generali fu ordinata da Innocenzo XI con chirografo 30 giu. 1681 al prefetto del buon governo il quale con editto 26 sett. 1703 ordinò la compilazione dei catasti anche dei luoghi baronali e con editto 13 ott. 1708 l'aggiornamento dei catasti in tutte le comunità. La maggiore operazione catastale affidata alla congregazione fu quella ordinata da Pio VI per il così detto catasto piano (editto e istruzione del prefetto del buon governo 15 dic. 1777). I risultati del catasto piano furono riassunti in dieci volumi che vennero presentati al papa - nove nel luglio 1784, l'ultimo nell'agosto 1785 - e perciò non fanno parte di questo archivio.
Questa operazione catastale dette luogo a molte controversie. Con motuproprio 19 mar. 1801 sul riordinamento dell'intero sistema tributario, Pio VII ordinò la compilazione di un catasto per i terreni dell'agro romano, con le stesse norme del catasto piano.
Nello stesso anno fu nominata in seno al Buon governo una congregazione per i ricorsi sui catasti. Inconvenienti del catasto piano erano sia l'imprecisione che la diversità delle unità di misura impiegate.
Una misura uniforme. il sistema metrico decimale, fu adottata nel periodo francese nei territori del regno italico, ove la misurazione dei terreni fu attuata a cura di geometri governativi con un criterio innovatore: non più catasto descrittivo bensì formato scientificamente con il rilievo topografico particellare. Sia nelle Marche che nelle legazioni le nuove mappe censuarie erano quasi compiute quando avvenne la restaurazione. Perciò il nuovo catasto ordinato da Pio VII nel 1816 seguì il metodo napoleonico. Poiché la sua attuazione non fu affidata al Buon governo ma ad un nuovo istituto, la presidenza generale del censo, di questa nuova operazione catastale qui si conservano solo le carte relative alle spese gravanti sulle comunità (per i catasti, vedi la serie VI e catasti ).
In materia di strade e acque la congregazione ripartiva con imposizioni sulle comunità le spese per il riattamento e la manutenzione di strade e ponti, per la costruzione di acquedotti, per bonifiche (anche delle paludi pontine, per incarico di Benedetto XIII; più tardi Clemente XIII ne escluse sia il Buon governo che la congregazione delle acque e affidò l'opera alla Camera. Vedi anche Miscellanea camerale per materia, Paludi pontine ).
Dal 1801 l'amministrazione delle strade passò quasi interamente al Buon governo sia per l'esazione delle tasse che per i lavori di riattamento e manutenzione di tutte le strade nazionali e provinciali. Con la Post diuturnas del 30 ott. 1800 Pio VII riduceva la giurisdizione del tribunale - o presidenza - delle strade e ampliava in materia quella del Buon governo (art. 28). Dopo la restaurazione furono ripresi, da parte del Buon governo, l'amministrazione generale delle strade nazionali (corriere) e provinciali, l'esazione delle tasse, i lavori delle strade. Dal 1° gennaio 1818 la competenza sui lavori delle strade nazionali passò alla presidenza delle strade; al Buon governo rimase quella sulle strade provinciali, con una eccezione. Mentre le strade provinciali della Comarca di Roma furono sotto la giurisdizione del Buon governo, quelle provinciali dell'agroromano dipesero dal presidente delle strade. La competenza del Buon governo sulle strade provinciali durò sino al 1831, quando passò ai consigli provinciali allora istituiti (vedi anche Presidenza delle strade , Congregazione delle acque e Prefettura generale delle acque e strade poi Ministero dei lavori pubblici ).
Fin dalla istituzione la congregazione del buon governo ebbe ampia competenza in materia giudiziaria civile e penale (vedi, oltre alle norme ricordate, la costituzione Gravissimarum di Benedetto XIV del 1° ott. 1753). Erano giudici sia i singoli ponenti, o il segretario, sia la piena congregazione o il prefetto; la competenza verteva sulle cause riguardanti l'interesse delle comunità e in modo privativo in determinate materie, come quelle relative al catasto piano. Contro la risoluzione era ammesso ricorso dinanzi alla stessa congregazione. La procedura era analoga a quella degli altri tribunali collegiali.
I decreti e i rescritti della congregazione erano registrati in segreteria nelle " vacchette ", distinte secondo l'uso (vacchette della congregazione generale, della congregazione particolare, dei memoriali pro informatione, cioè quelli per i quali si riteneva opportuno un esame da parte della congregazione; XIII ). La giurisdizione penale, esercitata di rado, era affidata all'assessore criminale (il primo luogotenente criminale del tribunale di governo); il segretario del Buon governo esercitava la giurisdizione contenziosa. Notai del buon governo erano i notai dell'ufficio terzo del tribunale dell'auditor Camerae, e - alla sua soppressione - dell'ufficio sesto. Alcune modifiche furono apportate dalla Post diuturnas nel 1800: in alcuni casi le cause di seconda istanza del buon governo e della Camera apostolica furono trasferire al Tribunale della rota (vedi anche regolamento 27 genn. 1818).
Le funzioni della congregazione aumentarono ancora, agli inizi del sec. XIX, con la grande operazione della dimissione dei debiti delle comunità. Il Buon governo era stato soppresso nel febbraio 1798, a seguito della proclamazione della repubblica romana; fu ricostituito dal 1° novembre 1800 ma dal 26 ottobre 1799 le sue funzioni erano state affidate al tesoriere generale, con la qualifica di " incaricato dell'azienda economica delle comunità ". Pio VII, con il ricordato motuproprio 19 mar. 1801, avocò allo Stato tutti i beni delle comunità, ricalcando le orme della legislazione repubblicana. Le comunità erano gravate da ingenti debiti, che vennero trasferiti all'erario pontificio. Il Buon governo fu incaricato di liquidare i debiti e di amministrare i beni delle comunità. La congregazione economica fu incaricata della vendita dei beni a vantaggio dei creditori.
Ma nel 1803 il motuproprio 14 luglio revocò l'incameramento dei beni; l'operazione della dimissione dei debiti ebbe varie vicende, nel tempo e nelle diverse province dello Stato.
Dopo la restaurazione, le funzioni del buon governo furono per breve tempo esercitate da mons. Cristaldi, in seno alla commissione di Stato nominata dal Rivarola nel 1814; dal 2 luglio la congregazione riprese a funzionare regolarmente. La sua attività per la dimissione dei debiti delle comunità continuò a lungo; con motuproprio 7 dic. 1820  [Raccolta Stato pontificio, 1831-1833, I, Appendice, p. 178]  Pio VII ritornava alle norme del 1801, decretando di nuovo l'incameramento dei beni delle comunità (vedi serie VII a , VII b , VII c , e serie III ; vedi anche Congregazioni economiche, Commissione mista per la liquidazione dei debiti comunitativi nelle province di prima recupera e Commissione deputata ).
Malgrado la soppressione della congregazione durante la repubblica romana (1798-1799) e nel periodo dell'impero francese (1809-1814), l'archivio del Buon governo conserva documentazione di questi anni, specialmente del periodo dell'impero, durante il quale le funzioni della congregazione furono per lo più esercitate dalle prefetture dei dipartimenti ( serie III ).
Con editto 5 lu. 1831  [Ibid., VI, p. 119]  ebbero fine la maggior parte delle attribuzioni del Buon governo l'approvazione dei bilanci comunali fu sottratta all'amministrazione centrale e devoluta alle autorità provinciali cioè ai delegati. Nelle Legazioni le competenze del buon governo erano passate al cardinale legato già dal 1815. Il Buon governo conservava le decisioni sulle alienazioni di beni comunitativi e sull'assunzione di debiti da parte delle comunità; inoltre le comunità potevano ricorrere alla congregazione contro le risoluzioni delle autorità provinciali. La congregazione divenne una magistratura quasi esclusivamente giudiziaria; continuò ad agire per le cause in cui fosse interessata una comunità; tutte le altre pendenze non giudiziarie furono immediatamente trasmesse ai presidi delle province. La congregazione fu soppressa con il motuproprio 29 dic. 1847  [Raccolta Stato Pontificio, 1846-1847, p. 335]  e le sue competenze sugli affari delle comunità passarono al nuovo ministero dell'interno, presso il quale funzionò per qualche anno ancora una " sezione della cessata congregazione del buon governo " le cui carte sono nell'archivio del Buon governo stesso; per le disposizioni 31 dic. 1847  [Ibid., p. 381]  del segretario di Stato, la giurisdizione per il contenzioso amministrativo in grado di appello passò al tribunale della Camera.
Nell'archivio vi è anche documentazione su amministrazioni particolari: Terracina ( serie VII a ) e Fermo ( serie IX, Congregazione fermana e serie IX, Stato di Fermo ).
L'amministrazione particolare di Terracina era stata affidata da Gregorio XIII al tesoriere generale nel 1574 (breve 1° aprile) e tale giurisdizione rimase al tesoriere anche con la creazione della congregazione del buon governo, alla cui competenza Terracina fu trasferita solo nel 1766 (breve 2 ottobre di Clemente XIII); la città continuò però ad avere un'amministrazione separata per molte materie.
Il governo della città di Fermo e suo Stato fin dal 1431 era stato concesso da Eugenio IV al cardinal nepote il quale pertanto riunì la carica di governatore di Fermo a quella di prefetto del buon governo, per tutto il sec. XVII. In seguito fu eretta la congregazione fermana, con il segretario di Stato pro tempore come prefetto, poi riformata da Benedetto XIV e soppressa da Clemente XIII  [Costituzioni Constantis fidei del 3 genn. 1692, Nemo del 28 lu. 1746, Paterni del 6 sett. 1746 (questa nega la giurisdizione del buon governo su Fermo) e Cum eae del 19 sett. 1761]  Il territorio di Fermo fu quindi sottoposto, come il resto dello Stato, alla giurisdizione della sacra consulta e del Buon governo. Nell'archivio di quest'ultimo confluì parte dell'archivio della congregazione fermana.
Gli uffici della congregazione del buon governo possono distinguersi in due fondamentali, con ruoli, impiegati, e talvolta sedi diverse: la segreteria, che ebbe sino a diciassette impiegati, e la computisteria, o computisteria generale delle comunità, che ebbe sino a venticinque impiegati, ai quali devono aggiungersi quattro addetti alle strade, l'avvocato fiscale, il segretario, i ponenti, il prefetto, in totale più di una quarantina, con variazioni nel tempo.
L'avvocato fiscale generale della congregazione, o fiscale generale delle comunità, fu istituito da Benedetto XIV con chirografo 13 febbr. 1756; in precedenza le sue attribuzioni erano esercitate dall'avvocato fiscale della Camera. vigilava per l'osservanza degli ordini emanati dal buon governo, sorvegliava la condotta degli impiegati delle comunità, esaminava sotto il profilo giuridico progetti e tabelle, interveniva a tutte le congregazioni, compariva in qualunque tribunale per difendere le comunità e rappresentava in giudizio il buon governo.
Dal 1738 la congregazione del buon governo nominò un proprio esattore generale delle comunità; sino ad allora le comunità si erano servite dei loro agenti o procuratori (ogni agente in Roma aveva la cura degli affari di più comunità). L'esattore era anche cassiere generale della congregazione. In molte serie vi sono scritture contabili dell'esattore generale, in particolare nella serie XII . Almeno dal 1639 l'archivio conserva anche le scritture del depositario generale delle comunità, carica attribuita a persone fisiche sino al 1743; da questa data sino al 1794 la depositeria generale fu affidata al monte di pietà (vedi serie XII e XIII ). Con il sec. XIX mutò il sistema di esazione, per il quale rimandiamo alla bibliografia