L'archivio contiene deliberazioni e atti riguardanti il complesso procedimento elettorale per le varie cariche ed uffici della repubblica, sia quelli della città - " intrinseci " - sia quelli del contado e del distretto - " estrinseci " -. Il sistema elettorale, privo di un'organica e sicura normativa procedurale fino ai primi decenni del sec. XIV, ebbe una prima regolamentazione fra il 1321 e il 1324 e fu quindi definito nel 1328. Ogni gonfalone presentava un elenco di eleggibili -"recata" o "reductio "--in cui erano registrati i cittadini, che per età e censo (doveva essere attestato il pagamento delle gravezze), potevano essere eletti ai vari uffici. Ogni nome veniva votato da commissioni speciali, e quelli che ottenevano il numero dei voti richiesti erano " imborsati " (chi non lo superava, ma conseguiva ugualmente un alto numero di voti era iscritto nelle liste degli " spicciolati ", cui si poteva ricorrere in casi particolari): è questa la fase dello " squittino ", apparentemente garanzia di imparzialità, ma soggetta invece alle indicazioni e agli interessi del partito dominante.
I nomi degli " squittinati " venivano trascritti in cedole e così posti nelle " borse " corrispondenti agli uffici da ricoprire, e quindi estratti (da qui il termine " tratta ") al momento opportuno.
A tutte queste fasi provvedeva l'ufficio o cancelleria delle tratte, affidato a un notaio, coadiuvato da altri notai. Nell'archivio delle tratte - che continua in età medicea e lorenese (vedi Segreteria delle tratte ), pur perdendo prerogative e caratteristiche dell'età repubblicana - è confluito anche quello dell'ufficio dello specchio, istituito nel 1375 allo scopo di controllare la posizione dei candidati nei confronti del debito pubblico