Sorto per iniziativa femminile - ne era presidente Liana Bianconcini Cavazzasi - proponeva di raccogliere in modo sollecito e completo " tutte le tristi notizie riguardanti i combattenti, ordinarle prontamente in appositi schedari, da porsi a disposizione delle famiglie ". L'assenza di notizie dallo schedario doveva essere motivo di tranquillità per i familiari del combattente. Articolato per i militari di terra in un Ufficio centrale in Bologna, uffici di sezione nelle sedi dei dodici comandi territoriali di corpo d'armata e inoltre a Catanzaro, Cagliari, Venezia e Udine, uffici di sottosezioni e uffici o gruppi di corrispondenza. Per i militari di mare c'era un ufficio centrale a Roma, tre sezioni a Brindisi, La Maddalena e Tropea e presso le sezioni del ramo militare di terra.
Alla fine del conflitto la documentazione dell’Ufficio centrale di Bologna venne donata all'archivio del regno ed il duplicato dello schedario dei morti, formato da circa 500.000 schede nominative, contenute in 157 cassette, all'Archivio di Stato di Bologna.