Il cancelliere, nominato per un triennio, aveva il compito di proporre ai priori le materie su cui deliberare ed era obbligato ad intervenire alle assemblee pubbliche dei priori e collegi e del consiglio generale; dettava e sigillava le lettere inviate dai priori e gonfalonieri a Firenze o in qualsiasi altro luogo del dominio. Suo coadiutore era il notaio di palazzo il quale aveva l'incarico della tenuta degli atti delle cause d'appello dinanzi ai priori, dei registri degli stanziamenti fatti dai priori e collegi, che facevano fede per i pagamenti, dei registri di lettere inviate e ricevute e di tutti i registri riguardanti le estrazioni ai pubblici uffici. Aveva l'incombenza della tenuta degli inventari dei libri e dei documenti che si trovavano in cancelleria; rogava, infine, gli atti di tutti gli ufficiali del comune. Era compito del cancelliere o del suo coadiutore la stesura dei segreti, cioè gli spogli dei voti nelle elezioni alle cariche comunali, e delle appuntature, registri nei quali venivano annotati i nomi di quei consiglieri o membri dei collegi risultati assenti dalle sedute del consiglio generale