Istituito per disposizioni statutarie comunali del 1265 allo scopo di dare certezza giuridica ai contratti privati e di impedirne le falsificazioni o la dispersione. Le suddette disposizioni prescrivevano che i contratti privati di ogni genere fatti in città e nel contado, di valore eccedente le venti lire bolognesi, nonché le emancipazioni e gli atti di ultima volontà e inoltre i verbali di consegna dei libri di alcuni ufficiali del comune ai loro successori, dovessero essere registrati ad opera di notai dipendenti dal comune in appositi libri, detti "libri memorialium". La registrazione doveva avvenire lo stesso giorno in cui aveva luogo il contratto o il giorno successivo; in mancanza, l'atto doveva ritenersi "cassum et nullis valoris". I notai addetti ai memoriali dovevano essere almeno quattro per semestre, quanti erano cioè i quartieri in cui era suddivisa la città; di fatto tale numero varia nel tempo, aumentando anche sino ad un massimo di venti. Ciascuno di essi scriveva semestralmente un "liber memorialium" che, alla fine del semestre, consegnava alla "camera actorum". Altre disposizioni relative all'ufficio dei memoriali ricorrono via via nella legislazione successiva al 1265, lungo tutto l'arco di tempo in cui si protrasse la vita dell'istituto. A causa di irregolarità riscontrate nel suo funzionamento, anche riguardo alle riscossioni dovute, si provvide a porvi rimedio con l'istituzione dei provvisori, il cui compito era quello di esigere preventivamente la tassa per la successiva registrazione nei memoriali. Della denuncia dei contratti nonché dell'avvenuto pagamento, i predetti ufficiali prendevano nota in appositi registri detti anch'essi "provisores", dando così vita a due nuove serie, una in pergamena l'altra in carta, che si affiancavano a quella dei memoriali iniziando dal 1333. Le norme regolanti il nuovo ordinamento sono contenute negli statuti comunali del 1335, che prescrivono, tra l'altro, la duplice redazione dei registri, in pergamena e in carta, così come i luoghi della città in cui i provvisori, in numero di tre per semestre, dovevano esercitare il loro ufficio, precisamente "ad cambium", "ad scharaniam", "ad gabellam". Le serie dei provvisori durano sino al 1452, quando l'ufficio fu dal cardinale Bessarione, legato di Bologna, trasformato in quello del registro (vedi nota storica relativa al fondo Copie degli atti notarili ).