La formazione del nucleo iniziale e costitutivo del fondo notarile si deve all'opera svolta nella seconda metà del sec. XVIII dai senatori preposti all'assunteria d'archivio, i quali, in mancanza di una normativa specifica che imponesse la devoluzione ad un ufficio pubblico degli atti dei notai defunti, riuscirono, tramite acquisti e donazioni, a far pervenire all'Archivio pubblico, diretto continuatore della medievale camera degli atti, gran parte della documentazione antica che si era venuta depositando presso i vari studi notarili cittadini. A questa si vennero accostando, a seguito della regolamentazione sul notariato del 1806, le matrici ed i protocolli dei notai successivamente cessati dall'esercizio: documentazione che, come la precedente, fu concentrata presso l'Archivio pubblico, trasformatosi così, nel corso del sec. XIX, in archivio notarile distrettuale e da questo successivamente ceduta all'Archivio di Stato

Nel 1452 il cardinale Bessarione, legato di Bologna, nell'intento di far rivivere l'ormai decaduto istituto dei memoriali soppresse i provvisori e, rimettendo in vigore il principio della trascrizione integrale, promosse la costituzione dell'ufficio del registro. Tale ufficio, presieduto da un soprastante coadiuvato da alcuni notai assoggettati al controllo del correttore della loro società, doveva pertanto provvedere alla trascrizione integrale in appositi volumi degli atti notarili di valore superiore a cinquanta lire bolognesi, i cui originali dovevano essere presentati all'ufficio dal notaio rogatario. Nel 1653 la costituzione Lomellina [ Così denominata dal card. Giov. Girolamo Lomellini, legato della città.] da un lato estese l'obbligo della presentazione anche a scritture non notarili - che dovevano essere non trascritte per intero, ma semplicemente annotate in appositi registri - dall'altro abolì la trascrizione integrale degli atti notarili ad opera degli addetti all'ufficio del registro, obbligando i singoli notai a consegnare all'ufficio, per essere successivamente rilegate in volumi, copie autentiche degli atti rogati. La riforma così operata snaturò profondamente i fini istituzionali dell'ufficio del registro, rendendone inevitabile la soppressione decretata nel 1711. Non cessò tuttavia l'obbligo di presentazione delle copie degli atti notarili; presentazione che avveniva direttamente all'Archivio pubblico, già camera degli atti, dove tali copie seguitarono ad essere rilegate in volumi, corredati dagli indici nominativi delle parti. La trasformazione dell'Archivio pubblico in Archivio notarile distrettuale rese possibile, anche successivamente al 1796, l'acquisizione ininterrotta presso questo ufficio di tale tipo di documentazione, che giunge quindi, al momento, fino al 1882